پرش به محتوا
دل‌نوشته‌‌ها و يادداشت‌هاي محمدرضا اسدي

بایگانی

دسته بندی: نكات مديريتي

ضرب الاجل یا deadline به معنای آخرین مهلت برای انجام کاری است که فرد برای تحویل آن تعهد ساختاری یا اخلاقی دارد و در صورت انجام نشدن آن، متضرر خواهد شد. زندگی دانشجویی حتی پیش از ورود به دانشگاه دارای ضرب‌الاجل است. کنکور نخستین ضرب‌الاجل یک متقاضی ورود به محیط دانشگاهی است و یک دانشجوی بالقوه برای به فعلیت رساندن دانشجویی خود باید با سایر مدعیان به رقابت بپردازد و در روز و ساعت مقرر، توانمندی‌های خود را به منصه‌ی ظهور برساند.

پس از قبولی در کنکور و ورود به دانشگاه، موعدها و ضرب الاجلهای دیگری برای دانشجو تعیین می‌شوند. از امتحانات کلاسی و میان‌ترم گرفته تا تحویل پروژه و ارائه تحقیق و نهایتاً امتحانات پایان ترم که هر کدام سررسید مشخصی دارند و عدم انجام تعهدات در موعد خود، دانشجو را با جرایم و خساراتی روبرو خواهد ساخت.

بعد از فراغت از تحصیل، به جز افرادی که شغل‌شان ماهیت پروژه‌ای دارد، فارغ‌التحصیلان عموماً دچار روزمرگی و زندگی بدون ددلاین می‌شوند. فقدان ضرب الاجل در زندگی، شاید برای عده‌ای مایه‌ی آرامش و آسایش و فراغت بال و خاطر باشد، اما برای افرادی همچون من که حیات و پویایی خود را در تلاش و زندگی علمی می‌دانند یک مرگ حتمی و قطعی است.

وقتی دانشجو هستی، برای دیر رفتن به منزل و بیدار ماندن تا پاسی از شب و عدم حضور در برخی میهمانی‌ها و برنامه‌ها، دلیل محکمه‌پسندی داری. اما پس از فارغ التحصیل شدن، دیگر تحقیق و پروژه و پایان‌نامه‌ای وجود ندارد که بخواهی به بهانه‌ی آن مدت زمان بیشتری را پای رایانه بمانی. شش ماهی که گذشت دوران پس از فارغ‌التحصیلی من بود که شهروند دردمند کمترین تعداد یادداشت‌ را به نسبت مدت‌های مشابه قبلی بر خروجی وبگاه خود ارائه کرد.

انبوه کارهای ناتمام و مطالبات به حقّ اطرافیانم مرا برای مدتی از فضای وبلاگ‌نویسی به دور نگاه داشت، تا از دور دستی بر آتش داشته باشم. در ابتدای سال جدید، فرصتی دست داد تا با دستان خودم برای زندگی رها و بی‌قید و بند فارغ التحصیلی، قیود و خط پایان‌های خودساخته درست کنم. بر جویبار فرصت‌های زندگی، سدّی بنا کنم تا از آب پشت سدّ، برقی برای برافروختن چراغ دانش و آبی برای سیراب کردن مزارع دوردست فراهم آورم. بر این دشت پهناور بی‌حصار، چشم‌اندازی ترسیم کنم و پیش از فرا رسیدن مرگم، به مرگ روزمرگی نمیرم.

لذا ترسیم چشم‌انداز برای زندگی و تنظیم بیانیه مأموریت و تدوین راهبردهای رسیدن به آن‌ها، انسان را از بیهودگی و باری به هر جهتی و بی‌برنامگی خارج می‌کند.

زمان تا وقتی که رهاست، زمین موات است. زمین برای به کارگیری نیازمند فرایند آماده‌سازی و قطعه‌بندی است و زمان نیز از چنین فرایندی مستثنا نیست. آن چه لحظه لحظه‌های فرّار زندگی را به بند می‌کشد و در راستای رسیدن به نتیجه‌ای زنجیر می‌کند، داشتن هدف و برنامه است.

مرگ، آخرین ددلاین زندگی است و کسی که ضرب‌الاجل‌های متعددی را با هدف و برنامه‌ریزی مشخص و به منظور رسیدن به حداکثر اثربخشی و کارایی طی کرده باشد چه اجل شیرین و فرجام خوشی خواهد داشت.

در همین زمینه:

سلام نام خداوند است. ابتدا به سلام هفتاد حسنه دارد. جواب سلام واجب است. پدرم همیشه می‌گفت سلام یعنی سلامتی. علما می‌گویند وقتی کسی سلام می‌کند یعنی به طرف مقابلش می‌گوید از جانب من در امان هستید و از طرف من جز سلم و سلامت و آرامش به شما نخواهد رسید. سلام آغاز رابطه است. سلام کردن نشان دهنده‌ی ادب است. اما …

اما علاوه بر فواید فوق سلام خاصیت‌های دیگری هم دارد. به عنوان نمونه، کار تصویب پروپوزال بنده از هفت خان دانشکده گذشته بود و علاوه بر تصویب پیش‌پروپوزال و تنظیم پروپوزال و اخذ امضای استاد راهنما و استاد مشاور و مدیر گروه و تصویب در شورای گروه و دریافت تأییدیه‌ی تکراری نبودن عنوان پایان‌نامه از سوی پژوهشگاه علوم و فناوری اطلاعات ایران یا همان irandoc، به شورای تحصیلات تکمیلی دانشکده ارجاع شده بود که در آن شورای معزز، به روش تحقیق بنده که ترکیبی یا همان Mixed Method است اشکال گرفته بودند و پروپوزال بنده را تصویب نکرده بودند.

من ساده‌لوح خیال می‌کردم که اگر از روش تحقیق ترکیبی استفاده کنم و علاوه بر روش کمّی دردسرهای مصاحبه و روش کیفی و تلفیق این دو را با هم به جان بخرم، در شورای تحصیلات تکمیلی برای اینجانب کف و سوت و هورا هم می‌کشند و حال آن که نه تنها از این فقرات خبری نبود، بل‌که اصلاً در فضای بروکراتیک و پوزیتویستی و علم‌زده‌ی دانشگاه اگر یک نفر بخواهد کار اضافه‌تر که مبتنی بر فهم مسائل است انجام بدهد، توبیخ هم می‌شود. یکی نیست بگوید مگر سرت درد می‌کند یا جان اضافه داری که پایان‌نامه‌ای را که می‌شود با یک پرسش‌نامه سر و تهش را جمع کرد کش بدهی و به دنبال فهم مباحث پایه و اساسی آن باشی. اصولاً کش دادن چیز خوبی نیست، اما با این دلم چه کنم …

الغرض، دست از پا درازتر، با پروپوزال تصویب نشده و گردنی کج به محضر استاد راهنما که خودش معاون تحصیلات تکمیلی دانشکده‌ای دیگری است رسیدم و عرض حال کردم که قربانت گردم این چنین بود و آن چنان شد. استاد لختی تأمل کرد و گفت به نزد دکتر … معاون تحصیلات تکمیلی دانشکده‌تان برو و بگو فلانی سلام رساند و بپرس که مشکل این روش تحقیق کجا بوده است که تصویب نگردیده است.

در فرصتی مناسب به محضر معاون تحصیلات تکمیلی دانشکده رسیدم و همچون بازرگان سفر کرده به هندوستان سلام آن معاون عزیز را به این معاون صاحب‌تمیز رساندم که البته بر خلاف داستان طوطی و بازرگان در اینجا نه تنها کسی غش نکرد بلکه به مدد همان سلام گره‌ کار پروپوزال بنده باز شد و مشکل متدولوژی آن رفع شد. البته برای این که خیلی هم مصنوعی نباشد، فرمودند این یک خط را از بخش متدولوژی حذف کنید و آن یک خط را اضافه کنید که یعنی بله! … و هنوز بنده اصلاحات را انجام نداده بودم، صفحه‌ی نخست را به نشانه تأیید امضاء کردند که این هم یعنی جواب سلام و البته سلام جداگانه‌ای رساندند که در عرف دیپلماتیک و روابط اداری و سازمانی این سلام‌ها معانی خاص خودش را دارد.

حالا شما باز هم به جای «سلام» بگویید: «خسته نباشید»، «مخلصیم»، «روز بخیر»، «خوبی؟» و …

ببینید چقدر سلام کردن و سلام رساندن خاصیت دارد، یاد بگیرید!

در همین زمینه:

مقدمه

بنده تا آن جایی که در متون مختلف مدیریتی اعم از داخلی و خارجی مطالعه کرده‌ام، چیزی تحت عنوان گواهی‌نامه‌ی مدیریت ندیده‌ام و شاید این اولین بار باشد که چنین ایده‌ای مطرح می‌شود. منظور بنده از گواهی‌نامه مدیریت، چیزی است شبیه به گواهی‌نامه‌ی رانندگی. یعنی این که بر اساس ویژگی‌های شخصیتی و دانش مدیریتی برای افراد، متناسب با میزان توان مدیریتی آنها گواهی‌نامه صادر شود. مثلاً گواهی‌نامه‌ی پایه ۴ برای مدیریت یک واحد، گواهی‌نامه‌ی پایه ۳ برای مدیریت یک بخش متوسط، گواهی‌نامه‌ی پایه ۲ برای مدیریت یک سازمان و گواهی‌نامه‌ی پایه ۱ (رجل سیاسی) برای سطوح معاون وزیر، وزیر یا رئیس‌جمهور. این طرح به نظرم می‌بایست از یک کشور توسعه یافته آغاز شود.

چرا گواهی‌نامه مدیریت؟

به همان دلیلی که افراد نابلد و غیرمتبحر نباید پشت فرمان اتومبیل و در جایگاه راننده بنشینند و اگر بنشینند، جان خودشان و دیگران را به خطر می‌اندازند، در هر سازمان نیز افرادی هستند که به دلیل ویژگی‌های شخصیتی خاصی که دارند و همچنین ناآشنایی آنها با برخی اصول مدیریت، ابداً نباید در جایگاه مدیر بنشینند، زیرا سازمان تحت امرشان یا موتور می‌سوزاند یا به درّه‌ی هلاکت و نابودی منتهی می‌شود یا در بدترین حالت سازمان‌ها و افراد دیگر را زیر می‌گیرد.

مزایای صدور گواهی‌نامه

اگر افراد بر اساس تست‌های شخصیتی و سوابق مدیریتی، گواهی‌نامه‌ی متناسب با توانمندی‌های خود را دریافت کنند، چند حسن بزرگ دارد: نخست این که کارفرمایان برای انتخاب مدیر می‌توانند با یک اطمینان خاطر نسبی، مدیران دارای گواهی‌نامه‌ی هم‌سطح با منصب مربوطه را به کار بگمارند. دوم این که سلسله مراتب ارتقاء به جهت کسب تجربه و دانش مدیریت رعایت می‌شود و نوعی نظم و انضباط در انتصاب مدیران حاکم خواهد شد. سوم این که به صرف دوست یا آشنای رئیس مافوق بودن کسی نمی‌تواند پست‌های مدیریتی را تصاحب کند.

چه کسانی نمی‌توانند گواهی‌نامه مدیریت دریافت کنند؟

مثلاً افرادی که عادت دارند در جزئی‌ترین جزئیات امور دخالت کنند و نظر بدهند و این مسأله از ویژگی‌های شخصیتی و لایتغیّر ایشان است، اصلاً نباید به سمت رئیس یک سازمان بزرگ و حتی متوسط منصوب شوند. حداکثر این گونه افراد می‌توانند مدیر یک واحد باشند با نهایتاً ۱۵ نفر کارمند. زیرا حیطه‌ی نظارت یک مدیر هر چقدر هم که فرد توانمندی باشد معمولاً بیش از عدد ۱۵ نفر نیست.

افرادی که نمی‌توانند «نه» بگویند و فقط «بله قربان‌گو» هستند، افرادی که بی‌مسئولیت و بی‌خیال هستند، افرادی که کم‌رو و خجالتی هستند و افرادی که از مهارت‌های ادراکی و ارتباطی ضعیفی برخوردار هستند، یا نباید مدیر شوند و یا حداکثر در سطوح پایین مدیریت می‌بایست به کار گرفته شوند.

افرادی که به اصل وحدت فرماندهی (Unity of Command) اعتقادی ندارند و هر کار یا وظیفه را به دو نفر یا دو سازمان مشابه و موازی می‌سپارند، بی‌آن که به عواقب این سبک مدیریت بیندیشند، صلاحیت نشستن در جایگاه مدیریت را ندارند.

ویژگی‌های سازمان صادر کننده گواهی‌نامه

به نظرم برای جلوگیری از اعمال سلیقه یا اعمال قدرت و نفوذ دولت‌ها، این سازمان می‌بایست مشابه کانون وکلا، یک سازمان مردم نهاد با شفافیت عملکرد در شرایط صدور گواهی‌نامه‌های سطوح مختلف باشد و دانش مورد نیاز بری هر یک از سطوح مدیریتی و ویژگی‌ها و توانمندی‌های مورد نیاز برای هر کدام را در اختیار عموم قرار دهد. به عنوان نمونه برای کشور ما شورای نگهبان می‌تواند بر اساس همین گواهی‌نامه‌ها رجل سیاسی بودن افراد را مستنداً و در یک فرایند قابل قبول برای عامّه‌ی مردم اعلام نماید.

جمع‌بندی

به نظر شما امروز در ایران چند درصد از مدیران می‌توانند گواهی‌نامه‌ی مدیریتی هم‌سطح با پست خود را دریافت نمایند و آیا اگر چنین گواهی‌نامه‌ای وجود داشت و همگان به دریافت و اجرای قوانین آن ملتزم بودند، وضع کشور ما این چنین بود؟

حاشیه:

البته بنده اعتراف می‌کنم که رئیس دولت نهم و دهم قطعاً مدرک Bulldozer Certificate را در تمام سطوح مدیریتی دارا می‌باشد، آن هم نه از نوع افتخاری بلکه کاملاً عملی و اکتسابی!

در همین زمینه:

استعاره‌ی بسیار زیبا و بامسمایی که کارکنان رسمی برای خودشان به کار می‌برند، «ریگ کف جوی» است. من بارها این عبارت را از کارکنان رسمی سازمان که به طور خاص دل و دماغی برای کار کردن ندارند، شنیده‌ام. این دسته از کارکنان بیان می‌دارند که ما کارکنان رسمی مثل ریگ کف جوی هستیم و در واقع ما برای این سازمان می‌مانیم، مدیران مثل کف روی آب می‌آیند و می‌روند، عمرشان هم مثل همان کف و حباب روی آب است. هنوز جلسه‌ی معارفه برگزار نشده، جلسه‌ی تودیع‌شان در راه است. در دو دولت نهم و دهم که این امر به یک رکورد جهانی نیز دست یافت.

این استعاره از چند جهت قابل تحلیل و بررسی است:

نخست. مدیر چون می‌داند عمر مدیریتش کوتاه است، کاری به کار کارمندان رسمی ندارد و سعی می‌کند خودش را با بدنه‌ی کارکنان درگیر نکند. چون به تجربه ثابت شده است که قریب به اتفاق احکام صادره از سوی دیوان عدالت اداری به نفع کارکنان است و مدیران محترم علاوه بر دماغ سوخته باید کارمندان تنبلی که الان پررو هم شده‌اند، تحمل کنند. لذا تقریباً همه‌ی آن مباحثی که در مدیریت منابع انسانی مطرح می‌شود، در سیستم اداری ایران، آب در هاون کوبیدن است.

دوم. با توجه به بند قبل، مدیر بیشتر مشغول وارد کردن نیروهای جدید و مطابق با طرز تفکر خودش به بدنه‌ی سازمان می‌شود تا حداقل این نیروهای جدید حرفش را گوش کنند. دقیقاً به همین دلیل است که اگر با توجه به تاریخ استخدام کارکنان، آنها را مرتب کنید به شکلی شبیه به برش تنه‌ی درخت می‌رسید که تعدادی دایره‌ی متحدالمرکز است و هسته‌ی مرکزی مربوط به اولین مدیر سازمان، حلقه‌ی بعدی مربوط به مدیر دوم و الی آخر و نهایتاً پوسته‌ی بیرونی مربوط به کارکنانی است که همین مدیر جاری با خودش به سازمان آورده است.

سوم. مدیر بیشتر وقتش را به انجام امور ظاهری، انعقاد قراردادهای دهن پرکن، خرید تجهیزات و سخت‌افزار (به معنی عام کلمه)، چاپ انواع گزارش عملکرد رنگی با جلد گالینگور و … می‌کند و از اصلاح اصلی‌ترین رکن سازمان، یعنی نیروی انسانی که شاکله‌ی اصلی سازمان و بزرگترین سرمایه‌ی آن هستند باز می‌ماند.

چهارم. کارکنان که از مطالب فوق به خوبی باخبر هستند، وقتی می‌بینند مدیر مشغول انتصاب معاونین از باند منسوب به خود است و دوست و آشنا و فک و فامیل خودش را در سازمان قطار کرده است، بر اساس یک توافق نانوشته آنها نیز همان کاری را می‌کنند که خودشان صلاح می‌دانند و با ذکر یک صلوات به روح اموات مدیر سازمان در اختیار خودشان هستند و نه در اختیار سازمان. لذا از این جا به بعد است که به جای کارمند پاسخگوی وظیفه‌شناس ما با یک فرد متوقع کارنکن و مدعی طرف هستیم.

پنجم. کارکنان خطاب به مدیر سازمان: «کف روی آب عزیز! ما که می‌دانیم تو دلت به حال ما و این سازمان نسوخته است، بی‌زحمت همان بالا حال رئیس بودنت را ببر و به کار ما ریگ‌های کف جوی کاری نداشته باش، تا این چند صباح دوران مدیریت تو نیز با خوبی و خوشی تمام شود و گربه کسی را شاخ نزند و الا این آب گل‌آلود می‌شود ها! از ما گفتن» مدیر هم در همان جلسه‌ی معارفه خطاب به کارکنان می‌گوید: «من خودم را مدیون تلاش‌ها و زحمات همه‌ی شما کارکنان خدوم و توانمند می‌دانم. قطعاً بهبود وضعیت معیشتی کارکنان یکی از دغدغه‌های جدّی این حقیر بوده و هست [کارکنان در دلشان: آره ارواح عمّت!] و ان‌شاء الله به یاری خدا و دست در دست هم، تمام مشکلات سازمان را برطرف خواهیم کرد [کف مرتب از سوی کارکنان!]»

ششم. نتیجه‌ی مطالب فوق وجود یک شکاف گسترده بین کارکنانی است که از حضور رئیس جدید، مستقیماً منتفع نشده‌اند و خودشان را ریگ کف جوی می‌دانند و تیم رئیس جدید با همه‌ی اعوان و انصارش که کف روی آب هستند. و پر واضح است که این سازمان دو پاره، ره به جایی نخواهد برد، الاّ منفعت‌های کوتاه مدّت فردی و باندی.

هفتم. بیچاره مردم!

در همین زمینه:

در ادامه‌ی مطلبی تحت عنوان بازی توپ و زمین در سیستم اداری ایران، شما را به تماشای این بازی از فراز سکوهای ورزشگاه یا از مکانی بلندتر از سطح خُردی که انسان‌ها درگیر آن هستند دعوت می‌کنم.

الان شما مطابق شکل زیر می‌توانید این بازی را از بالا بنگرید. مستطیل بزرگ، محدوده و مرز سازمان را مشخص می‌کند، مربع‌های سفید و کوچک محدوده‌ی وظایف هر کارمند است و توپ‌هایی که مشاهده‌ می‌کنید، وظایف و کارهای بر زمین مانده‌ی سازمان است که در محدوده‌ی کاری هیچ کارمندی نمی‌گنجد.

مدل بازی توپ و زمین در یک سازمان اداری بیمار

همین مدل برای یک سطح بالاتر و تبیین روابط بین سازمانی نیز قابل تعمیم است. بهترین مثال در این خصوص روابط شرکت‌هایی نظیر آب و فاضلاب، گاز، مخابرات با شهرداری تهران بر سر حفاری خیابان‌هاست. اگر شما مشاهده می‌کنید که چاله‌های ناشی از لوله‌گذاری آب در یک خیابان تا ماه‌ها پر نمی‌شود به دلیل خلأ قانونی و عدم احساس تکلیف از سوی سازمان‌های ذیربط می‌باشد. وقتی قرار باشد هر کارمند برای خودش یک چاردیواری فرضی بسازد و هدفش صرفاً رفع تکلیف و نه به سرانجام رساندن تکلیف باشد، نتیجه‌اش آن چیزی است که در شکل بالا و در جامعه‌ی کنونی ایران مشاهده می‌کنید.

یکی از همکاران در خصوص کارهای محوله به سیستم دولتی استعاره‌ی زیبایی دارد. وی می‌گوید کار در سیستم دولتی و اداری ایران، مثل فرقون می‌ماند، به محض این که پشتش را نگیری و آن را زمین بگذاری همان جا باقی می‌ماند. علت هم کاملاً مشخص است، چون اولاً کارمند در سیستم اداری و بر اساس فرهنگ و جوّ سازمانی می‌آموزد که فوراً باید توپ را از زمین خودش خارج کند و ثانیاً سازمان پر از خلأ قانونی و آیین‌نامه‌ای است که حدود وظایف کارمندان را به درستی مشخص نکرده است و هر کارمند می‌تواند به بهانه‌ای بگوید این کار به وی ارتباطی ندارد.

از سوی دیگر روحیه‌ی کارگریزی و بی‌مسئولیتی متأسفانه در نهاد ایرانیان نهادینه شده است. بارها دیده‌ام کسبه و شهروندانی که در جوی آب جلوی مغازه و منزل خود زباله می‌ریزند. معنی دقیق این حرکت این است که من صرفاً موظف به تمیز نگاه داشتن مغازه یا منزل خود هستم و این توپ زباله را باید به بیرون از مرز فرضی خود پرتاب کنم. در حالی که همین زباله علاوه بر منظر نازیبا، عامل تولید بوی بد، انواع عفونت و بیماری، آب‌گرفتگی جوی‌ها و انهار خواهد شد.

مثل ما ایرانیان، به واقع مثل همان کشتی‌نشینانی است که هر کس مشغول سوراخ کردن محل صندلی خود است، با این تفاوت که می‌خواهیم آب وارد شده به کشتی را به بیرون از محدوده‌ی خود بریزیم و در نتیجه همگی با هم غرق می‌شویم. کما این که در لجنزار زرنگی‌هایمان غرق شده‌ایم.

راه‌حل:

تنها راه‌حلی که به ذهن من می‌رسد این است که ابتدا نسبت به این رفتار زشت و ناخودآگاه خود آگاهی یابیم و از بوی تعفن این همه بی‌مسئولیتی منزجر و ناراحت شویم. سپس به کمک آموزش و پرورش، صدا و سیما و رسانه‌ها راه و روش صحیح و مسئولانه و متعهدانه را آموزش دهیم و همگی بدان عمل کنیم.

تحقق این امر مستلزم بازنگری همزمان در فرهنگ ایرانیان به عنوان مظروف و قوانین و مقررات و ساخت سیاسی و سازمانی به عنوان ظرف می‌باشد. مطمئناً اصلاح یکی به تنهایی منجر به اصلاح کل سیستم نخواهد شد. زیرا ظرف و مظروف بر یکدیگر تأثیر و تأثر دارند. مدل اصلاح شده به لحاظ ساختار مطابق شکل زیر خواهد شد.

مدل بازی توپ و زمین در یک سازمان سالم و مسئولیت پذیر

البته اگر فرهنگ سازمانی به جهت مسئولیت‌پذیری و شوت نکردن توپ اصلاح نشود، همچنان مشکل به قوت خود باقی خواهد بود. در مدل فوق حد و مرز همه‌ی کارکنان و نحوه‌ی ورود و خروج توپ از/به هر زمین کاملاً تعریف شده است و هیچ توپ سرگردانی وجود ندارد. کارکنان در این مدل خود را برای به سرانجام رساندن کار موظف می‌دانند، نه رفع تکلیف و از سرباز کردن آن.

در همین زمینه: